De stomadrager wil zonder beperkingen doorgaan met leven, met stomamateriaal dat comfortabel zit en past bij zijn of haar levensstijl. Bij Welland vragen zij vrijblijvend proefmateriaal aan om uit te proberen welk stomamateriaal het beste bij ze past. Samen met Hallo Morgen heeft Welland het interne aanvraagproces van proefmateriaal opnieuw ingericht met Bloom.

Over Welland

Welland Nederland BV is importeur van stomamateriaal en levert aan medisch speciaalzaken, apotheken en zorginstellingen. Welland creëert mogelijkheden voor alle belanghebbenden in de stomazorg, van (aspirant) stomadrager tot zorgprofessional en van medisch speciaalzaak tot zorgverzekeraar.

Aanleiding

In de eerste instantie kwam Ruud (van Hallo Morgen) langs om de mogelijkheden te bespreken om Bloom in te zetten voor productontwikkeling. Maar toen Ruud in een tweede gesprek een conceptversie van productontwikkeling liet zien, raakten ze bij Welland zo enthousiast dat ze Bloom als alternatief voor hun CRM-software zagen.

Men was bij Welland meer dan 10 jaar gewend geraakt aan de voordelen en nadelen van het CRM-pakket. De interne processen waren in de loop van de jaren ingesleten en telkens verder uitgebreid. Het CRM-pakket bracht echter enkel flexibiliteit in de vorm van duur maatwerk en was dus stug en behoorlijk aan de prijs.

Maar de belangrijkste reden om het CRM-proces in Bloom te zetten, was dat Bloom in de toekomst voor veel méér processen dan CRM ingezet zou kunnen worden.

Wat is er gedaan?

Om (aspirant) stomadragers kennis te laten maken met de kwaliteit van de producten van Welland, kunnen zij op de website, via hun medisch speciaalzaak of verpleegkundige proefmateriaal aanvragen om uit te proberen.

Voordat een proefpakket wordt verzonden doorloopt de aanvraag een aantal stappen waar verschillende afdelingen bij betrokken zijn. Zo wordt de aanvrager door een verpleegkundig consulente gebeld en vervolgens wordt het juiste informatiemateriaal (bijsluiter, begeleidende brief, brochure, etc.) bij het proefmateriaal gevoegd voordat het proefpakket verzonden wordt. Ieder proefpakket is uniek en wordt met zorg behandeld, omdat dit voor de eindgebruiker vaak de eerste ervaring is met de producten van Welland.

Om dit proces optimaal te stroomlijnen heeft Hallo Morgen samen met Welland de volgende oplossing in Bloom gebouwd.

• Eerst werd gekeken naar de datastructuur van het huidige CRM-systeem. Vervolgens zijn we begonnen met het nabouwen van de datastructuur van het oude CRM-pakket. Dit zorgde voor een goede basis om op verder te bouwen. Bovendien maakten we met deze tussenstap de overgang voor de medewerkers beter te behappen, omdat de verandering vooral een visuele overgang was.
• Zodra de tabelstructuur stond, werden schermen en rechten zo opgezet dat de juiste afdelingen aan de slag konden in Bloom.
• Vervolgens werden op de achtergrond enkele processen geautomatiseerd. Zo wordt bij een proefpakketaanvraag automatisch een brief voor de eindgebruiker gegenereerd, die dan door de medewerker samen met het proefmateriaal naar de eindgebruiker wordt gestuurd.
• Ook is er een workflow gecreëerd. Steeds als een taak is afgerond, krijgt de aanvraag een nieuwe status en wordt er een taak aangemaakt voor een afdeling, zodat zij op het juiste moment actie kunnen ondernemen.

Waarom heeft Welland voor Bloom gekozen?

Rogier Oonk: “Met Bloom hebben we vrijheid om onze workflows en data in te richten op de manier zoals dat voor ons het beste werkt, zonder dat we ons hoeven te conformeren aan standaardpakketten. Sinds we onze CRM-processen met Bloom hebben ingericht, zijn we steeds meer met Bloom gaan doen. De mogelijkheden zijn eindeloos. Daarom zien wij Bloom als een katalysator voor onze groeiambities. Nu is de eerste vraag die we bij ons stellen: hoe kunnen we dit in Bloom maken?”